Les démarches de déménagement d'une entreprise en 2019

Lorsque l'on est une entreprise, il peut arriver que pour des raisons commerciales et de visibilité, on envisage la possibilité de faire déménager son entreprise. Ce changement majeur est une étape importante dans la vie d'une société . Mais le déménagement d'une entreprise n'est pas une affaire qui s'improvise. Il faut l'envisager comme la conséquence d'une démarche voulue et planifiée en amont par le top management de l'entreprise. Les démarches de déménagement d'une entreprise sont assez délicates et il convient de s'y prendre méticuleusement et avec rigueur pour éviter des effets pervers sur la renommée et la performance de l'entreprise.

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Préparer le local qui va recevoir votre nouveau siège

Contrairement à un déménagement pour particuliers qui peut se faire alors que le nouveau local n'est pas encore totalement fonctionnel, il est impératif que le nouveau local d'une entreprise soit fonctionnel avant que le déménagement proprement dit n'ait lieu. Il faut donc préparer beaucoup de choses à l'avance dans le nouveau local pour assurer une transition facile et pratique.

Les aménagements et le plan d'occupation

Les démarches de déménagement d'une entreprise incluent les aménagements sur le nouveau lieu de travail. Ce n'est en effet pas quand tous les salariés se trouveront en place qu'il faudra penser à la façon dont le bâtiment est censé les recevoir. Il est important que plusieurs visites soient faites en amont afin que les divers aménagements nécessaires soient effectués. Ainsi, lors de démarches de déménagement de votre entreprise, il faudra vous assurer que vous n'avez par exemple pas besoin de créer de nouvelles pièces, de nouvelles cloisons dans le nouveau local. Peut-être souhaiteriez-vous opter pour des open spaces ? Il faudra alors s'assurer que la configuration de votre nouveau local intègre cette exigence.

Si vous vous êtes assurés de ce préalable assez important, il faudra, en relation avec les responsables de département organiser la future occupation de lieux. Les démarches de déménagement doivent donc inclure une visibilité certaine sur la manière dont les employés seront installés à leur poste de travail. Les questions auxquelles il faudra répondre sont variées et diverses. Elles tournent tout aussi bien autour du nombre de bureaux à accorder à tel service, de l'occupation des places de parking, de la gestion de la question d'accessibilité pour le personnel et pour les usagers. Tenir compte de ces éléments dans votre démarche de déménagement d'entreprise sera un élément important de la réussite de votre déménagement.

Les réfections

Il peut arriver que le local que vous avez choisi doive subir des réfections ou des rénovations. Ces réfections doivent clairement être intégrées dans votre démarche de déménagement d'entreprise. Il peut arriver en effet que vous ayez besoin de refaire l'électrification pour l'adapter à vos besoins. vous pouvez également avoir besoin de faire du crépissage, de la peinture, de réparer des fuites, ou même de faire quelques travaux d'isolation pour optimiser votre consommation d'énergie. Ces travaux doivent clairement être envisagés dans la démarche de déménagement de votre entreprise, et exécutés conformément aux besoins de votre société.

Les abonnements et les prestataires

Un particulier peut déménager sans que le courant ou le téléphone soit installé chez lui. Cette situation est impensable pour une entreprise, à moins que cela soit une volonté, ou une image de marque de l'entreprise. Il faut donc prévoir en amont, lors de l'élaboration des démarches administratives de déménagement de votre entreprise une étape où tous les services habituels que vous utilisez dans votre ancien bâtiment sont opérationnels avant de procéder au déménagement proprement dit. Ainsi, avant d'occuper le nouveau bâtiment, assurez-vous que vos divers fournisseurs d'énergie et de télécom au moins ont rendu fonctionnelles les installations dans votre nouveau local. Assurez-vous que le premier jour de travail dans votre nouveau local, l'eau, l'électricité, le gaz, Internet (Orange, Free, Numericable...), le fax et le téléphone au moins sont fonctionnels.

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Communiquer

Une étape majeure de la démarche de déménagement d'une entreprise consiste en la communication. La communication est importante car elle permet de donner l'information à laquelle on doit se fier et qui est censée modifier le comportement des tiers. Communiquer et bien communiquer sur l'intention de déménager peut vous faire gagner en crédibilité et en visibilité.

Avec le bailleur

Dans votre démarche de déménagement d'entreprise, il faudra informer le bailleur avant de partir si vous étiez en location. En fait, il existe une période de préavis qu'il convient de respecter avant de déménager. Le respect de cette période de préavis ainsi que la durée du préavis sont certainement mentionnés dans votre contrat de bail. En informant le bailleur, et cela à temps, vous évitez d'éventuelles tracasseries. Il est donc important de l'en informer pour s'assurer que votre départ se passe dans les meilleures conditions possibles.

Avec les diverses administrations

L'une des entités qui ne doit pas manquer d'être informée de votre décision de changer de local est l'administration au sens large. Il s'agit notamment du fisc et des caisses sociales. Il faut savoir que le changement d'adresse peut impliquer de grands changements au niveau administratif. En communiquant avec l'administration sur votre projet de déménagement, vous pouvez bénéficier des informations nécessaires à la facilitation de votre projet. En même temps, vous participez à mettre à jour les informations de votre entreprise. Vous évitez ainsi d'éventuelles sanctions.

Avec les salariés

Même si les salariés sont dans l'entreprise, il est important de les informer de la démarche de déménagement de l'entreprise que vous entendez réaliser. La question du déménagement d'un siège social ou d'une agence peut affecter le rendement ou la qualité de travail d'un employé. Plus la communication sera précise et efficace, plus l'enthousiasme des employés pourra être maintenu. Pensez également à actualiser les primes et les différentes indemnités liées au changement du site de travail.

Avec les clients et les fournisseurs

Les clients sont la force de l'entreprise. Ils participent par la consommation des biens que vous proposez, à la stabilité et à la croissance de votre entreprise. Avec les employés, les clients représentent les piliers qui soutiennent votre entreprise. Il faut donc penser à les informer de votre changement de site afin d'éviter qu'ils ne soient pris au dépourvu. En outre, vos fournisseurs doivent connaitre votre nouvelle adresse pour pouvoir continuer à vous apporter le matériel dont vous avez besoin pour produire.

Résilier les anciens abonnements

Une étape importante que vous devez envisager dans vos démarches de déménagement d'entreprise est la résiliation des abonnements de votre ancien local.

Résilier l'abonnement des services d'énergie

Cette étape est assez importante pour éviter de devoir payer pour un immeuble que l'on occupe plus. Pour ce faire il faudra contacter votre fournisseur d'électricité et/ou de gaz.

Résilier l'abonnement des services télécoms

Comme pour les services d'énergie, en négligeant de résilier les abonnements de télécoms, vous risquez de payer pour votre nouveau local et pour l'ancien, ce qui n'est pas rentable pour votre entreprise. Il faut donc penser à résilier tous les contrats qui ne sont plus d'actualité lorsque vous décidez d'entreprendre des démarches de déménagement de votre entreprise.

Aidez-vous d'un récapitulatif que vous aurez réalisé au préalable pour vous assurer que vous avez pointé l'ensemble des démarches à réaliser, même après votre déménagement.

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